Všeobecné obchodní podmínky

Služba „Účtomat AI“ je cloudová softwarová služba určená pro účetní kanceláře a podnikatele s vlastním účetním oddělením, které pravidelně zpracovávají větší množství účetních dokladů. Služba je zejména určena k digitalizaci a automatizaci zpracování účetních a jiných dokladů /dále jen jako „služba“/. Služba je provozována provozovatelem společností Účtomat AI Labs s.r.o., IČ: 29940419, se sídlem Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno, zapsána v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 153521 /dále jen jako „provozovatel“/.

Účtomat AI je nadstavbou nad účetními a jinými systémy vyvinutými a distribuovanými třetími stranami. Služba je přístupná prostřednictvím webové aplikace dostupné z adresy https://uctomat.ai/login. Služba je poskytována výlučně za těchto všeobecných obchodních podmínek, které se vztahují na všechny vztahy vzniklé v souvislosti s užíváním služby nebo v přímé souvislosti se službou.

Provozovatel upozorňuje na skutečnost, že služba je navržena a koncipována pro použití profesionály při výkonu výdělečné činnosti. Služba není primárně určena pro spotřebitele. V případě využití služby osobou, která má status spotřebitele, budou s takovouto osobou sjednány individuální podmínky, za kterých bude služba poskytována.

I. Uživatelský účet

„Zákazníkem“ je kterákoli fyzická nebo právnická osoba, která s provozovatelem uzavře smlouvu o poskytování služeb. Veškeré smlouvy o poskytování služeb jsou uzavírány za těchto všeobecných obchodních podmínek, nesjednají-li účastníci předem písemně jinak. Po uzavření smlouvy o poskytování služeb získá zákazník po splnění níže uvedených podmínek přístup k zákaznickému účtu, na který mohou být navázány další podřízené uživatelské účty /dále jen jako „zákaznický účet“/.

„Uživatelem“ je jakákoli osoba, která má k dispozici přístup k uživatelskému účtu a tím i ke službě. Uživatel je oprávněn službu užívat pouze za podmínek a v rozsahu stanovených těmito všeobecnými obchodními podmínkami.

Zákaznický účet je zákazníkovi zpřístupněn nejpozději do 3 dnů ode dne kdy je mezi provozovatelem a zákazníkem uzavřena smlouva o poskytování služeb, jejímž předmětem bude služba /dále jen jako „předmětná smlouva“/. Při uzavírání předmětné smlouvy je zákazník oprávněn použít pouze úplné, pravdivé a nijak nezkreslené údaje a informace. Předmětná smlouva je uzavřena okamžikem, kdy dojde k akceptaci projevu vůle zákazníka směřujícího k uzavření smlouvy provozovatelem.

Zákaznický účet bude vytvořen provozovatelem a zákazníkovi budou ve výše uvedené lhůtě předány jednorázové přihlašovací údaje k zákaznickému účtu. Vedle hlavního účtu mohou být na žádost zákazníka zřízeny další závislé uživatelské účty pro jeho zaměstnance, spolupracující osoby a partnery – tj. uživatele. Tyto účty jsou přímo vázané k hlavnímu zákaznickému účtu.

Zákazník bude přistupovat k zákaznickému účtu vždy prostřednictvím jednorázového 6-místného OTP kódu nebo prostřednictvím svého Google účtu. To platí rovněž pro uživatele a jejich přístup k uživatelskému účtu.

V případě podezření na neoprávněný přístup k účtu je každý uživatel povinen okamžitě o této skutečnosti informovat provozovatele.

Zákazník i uživatelé jsou oprávněni v rámci svého účtu provádět nastavení účtů, jakož i nastavení fungování služby.

Provozovatel si vyhrazuje právo v konkrétním případě uzavření předmětné smlouvy odmítnout, a to i bez udání důvodu.

V rámci uživatelského účtu má uživatel přístup k veškerým údajům a dokladům, které prostřednictvím služby zadal. K takto zadaným datům má vedle uživatele aktivní přístup pouze zákazník.

V rámci služby může být uživateli umožněno:

• nahrávání, přijímání a ukládání dokumentů;
• optické rozpoznávání obsahu dokumentů /OCR/;
• automatické vytěžování a strukturování údajů;
• klasifikace, kontrola a analýza dokumentů;
• navrhování účetních či jiných údajů;
• upozorňování na nejasnosti, nesrovnalosti nebo možné chyby;
• schvalování a další zpracování dokumentů;
• export údajů a propojení s účetními, ERP nebo jinými informačními systémy;
• další funkce související s automatizací administrativních a účetních procesů.

Konkrétní rozsah služby se může lišit v závislosti na podmínkách stanovených předmětnou smlouvou.

II. Cena služby

Pro využití služby je nezbytné, aby na zákaznický účet zákazníka byly připsány kreditní body, kdy každý kreditní bod stojí 1,- Kč /dále jen jako „kredit“/.  Kredit lze nakoupit prostřednictvím zákaznického účtu, a to tak, že zákazník objedná zvolený počet kreditů a tento obratem zaplatí prostřednictvím platební brány nebo převodem na bankovní účet. Bezprostředně po obdržení platby bude zvolený počet kreditů připsán na zákaznický účet. Při každém jednotlivém nákupu je nutné zakoupit alespoň minimální počet kreditů stanovených v předmětné smlouvě. Nákup menšího množství kreditů není možný.

Nejpozději do 3 dnů ode dne prvního zpřístupnění zákaznického účtu je zákazník povinen nakoupit alespoň minimální počet kreditů. Neučiní-li tak ani do 15 dnů ode dne prvního zpřístupnění zákaznického účtu, může provozovatel od předmětné smlouvy odstoupit.

V rámci předmětné smlouvy strany sjednají počet kreditů, které budou zákazníkovi ze zákaznického účtu odečteny po zpracování každého jednotlivého dokladu jím nebo uživatelem navázaným na jeho zákaznický účet. Počet odečítaných kreditů se může lišit v závislosti na celkovém měsíčním počtu dokladů zpracovaných prostřednictvím služby, kdy po dosažení určitého množství zpracovaných dokladů v daném měsíci dojde ke snížení počtu kreditů, které jsou za zpracování jednoho dokladu odečítány. Pro vyloučení veškerých pochybností provozovatel uvádí, že měsícem v tomto kontextu rozumí měsíc kalendářní. V případě vyčerpání kreditů nebo v případě, kdy je na zákaznickém účtu evidován takový stav kreditů, který neumožňuje zpracování ani jediného dokladu, nebude možné službu využít.

Poskytovatel může v rámci aktuálních nabídek nabízet i další produkty a služby, které jsou zpoplatněny dle aktuálního ceníku poskytovatele nebo dle dohody učiněné v rámci předmětné smlouvy. Způsob úhrady ceny služby a její splatnost uvede poskytovatel vždy v rámci nabídky uveřejněné na webových stránkách provozovatele nebo individuálně učiněné zákazníkovi.

Daňový doklad, kterým bude vyúčtována cena nakoupených kreditů, bude zákazníkovi zpřístupněn v rámci uživatelského účtu a zároveň bude zaslán na e-mailovou adresu, kterou zákazník uvede při uzavírání předmětné smlouvy.

Pro vyloučení veškerých pochybností poskytovatel uvádí, že je osobou identifikovanou k dani, ale není plátcem daně z přidané hodnoty. V případě, že se provozovatel v budoucnu stane plátcem daně z přidané hodnoty, bude k veškerým částkám vyúčtovaným v souvislosti s poskytnutím služeb nebo jejich příslušenství připočtena daň z přidané hodnoty v sazbě platné a účinné ke dni uskutečnění zdanitelného plnění.

Zákazník je povinen si prostřednictvím svého zákaznického účtu hlídat stav kreditních bodů tak, aby mohl v dostatečném předstihu přistoupit k nákupu dalšího kreditu a nedošlo k nechtěnému omezení nebo nemožnosti využití služby.

V rámci tzv. „zkušební verze“ služby může provozovatel zájemci zpřístupnit zákaznický účet a poskytnout mu zdarma určité předem stanovené množství kreditů. Provozovatel je rovněž oprávněn zkušební verzi omezit na určitý časový úsek. Pokud bezodkladně po vyčerpání poskytnutých kreditů nebo uplynutí předem stanoveného období nedojde k uzavření předmětné smlouvy, je provozovatel oprávněn tento účet uzavřít a data vymazat.

III. Provozní podmínky služby

Pro využití služby je nezbytné, aby uživatel disponoval hardwarovým zařízením umožňujícím mu přístup k internetové síti a platnou licencí k využití účetního softwaru poskytovaného třetí stranou. Službu není možné využít bez kvalitního internetového připojení.

Ke službě lze přistupovat prostřednictvím webové aplikace.

V případě, že uživatel bude chtít využít funkci mobilního scanu, musí nejprve ve svém mobilním zařízení zpřístupnit funkci fotoaparátu. Bez povolení tohoto přístupu není možné funkci mobilního scanu využít.

Služba je koncipována jakožto služba s non-stop přístupem /dále jen jako „doba přístupu“/. Provozovatel garantuje uživatelům dostupnost v rozsahu 99 % doby přístupu v každém kalendářním měsíci /dále jen jako „garantovaná dostupnost“/. Do garantované dostupnosti se nepočítají předem plánované a nahlášené odstávky služby. Provozovatel dále neodpovídá za nedostupnost služby v těchto případech:

• je-li nedostupnost služby kratší než 5 minut;
• je-li nedostupnost způsobena v důsledku nedostupnosti mobilního signálu nebo připojení k síti internet;
• je-li nedostupnost způsobena v důsledku výpadku AI služeb, které služba využívá pro svou funkci;
• je-li nedostupnost způsobena v důsledku zásahu vyšší moci;
• je-li nedostupnost způsobena v důsledku nedostatečné součinnosti ze strany uživatele, o kterou byl tento požádán;
• je-li nedostupnost způsobena v důsledku činnosti či nečinnosti uživatele nebo třetí strany;
• je-li nedostupnost způsobena útokem třetí strany;
• je-li nedostupnost způsobena skutečností, kterou provozovatel nemohl nijak ovlivnit;
• je-li nedostupnost způsobena v důsledku softwarového nebo hardwarového vybavení uživatele.

Provozovatel si vyhrazuje právo dočasně znepřístupnit službu za účelem provedení nezbytných servisních úprav a zásahů. V případě, že bude o takovém znepřístupnění provozovatel vědět předem, je povinen o této skutečnosti uživatele informovat.

Provozovatel neodpovídá za případnou ztrátu dat způsobenou zásahy nebo úpravami.

Provozovatel rovněž nijak neodpovídá za újmu vzniklou v důsledku dočasné nedostupnosti služby.

Provozovatel nijak neodpovídá za újmu vzniklou nemožností užívat službu v důsledku nedostatečného nebo nulového kreditu zákazníka.

Zakazuje se narušování nebo obcházení bezpečnostních mechanismů provozovatele. Dále je zakázáno prostřednictvím služby nebo ve spojení s ní šířit malware nebo jakýkoli jiný škodlivý obsah. Je rovněž zakázáno provádět reverse engineering, dekompilaci nebo jinou analýzu služby nebo využití služby za účelem vývoje a tvorby konkurenčního produktu.

IV. Důležitá upozornění

Veškerá data zůstávají ve vlastnictví uživatele nebo původního vlastníka. Data nejsou dále používána pro vytváření nebo trénování dalších modelů umělé inteligence ani žádným jiným způsobem užívána ze strany provozovatele.

Provozovatel upozorňuje na skutečnost, že služba je vybudována na použití LLM /Large Language Model/, tj. využívá služeb umělé inteligence. Provozovatel hodlá využívat více řešení a může jednotlivé LLM modely mezi sebou kombinovat. Veškeré vytěžování dokladů je uskutečněno za pomoci AI nástrojů.

Vytěžená data nemusí vždy 100 % odpovídat zpracovávanému účetnímu dokladu. Proto je vždy potřeba provést finální kontrolu za použití lidského faktoru.

Provozovatel je oprávněn službu průběžně měnit, aktualizovat a rozšiřovat. V důsledku toho se služba v čase může měnit, hlavní funkcionalita však vždy zůstane zachována.

Služba nijak nenahrazuje odborné účetní, daňové ani právní poradenství a služby.

Veškerá práva k softwarovému řešení Účtomat AI náleží provozovateli. Uzavření předmětné smlouvy opravňuje zákazníky a uživatele k prostému užívání služby, nezakládá nárok na jakékoli majetkové právo k tomuto softwarovému řešení.

Služba dále využívá on-line monitorovací platformu „Sentry“ za účelem sledování provozu a včasného odhalení chyb a jejich monitoringu. Provozovatel však v této souvislosti nesleduje konkrétní data zadávaná uživateli ani je nijak nevyužívá.

V. Odpovědnost provozovatele

Zákazník je povinen poučit všechny uživatele o skutečnosti, že služba nabízí pouze návrhy účetních předkontací, analytického členění a číselníků. Tyto ovšem musí být následně zkontrolovány a odsouhlaseny za použití lidského faktoru. Poskytovatel nijak neodpovídá za správnost předkontací, faktické vedení účetnictví nebo jakékoli účetní a daňové výstupy a výsledky.

Uživatel musí vždy provést kontrolu vstupních dat vytěžených z účetních dokladů prostřednictvím služby. Poskytovatel nijak neodpovídá za bezvadnost strojově vytěžených dat.

Provozovatel nijak nekontroluje platnost licenčních smluv, na základě kterých zákazníci a uživatelé užívají softwarové řešení pro vedení účetnictví dodávaných třetími stranami. Pro vyloučení veškerých pochybností provozovatel důrazně upozorňuje na skutečnost, že neposkytuje jakékoli oprávnění k užívání takovýchto softwarových řešení třetích stran, ani nekontroluje platnost takovéto licence. Zajištění platné licence k účetním programům je zcela na odpovědnosti zákazníků.

Služba je založena na využití umělé inteligence, optického rozpoznávání dokumentů, strojového zpracování dat a dalších automatizovaných metodách. Provozovatel nepřebírá žádnou odpovědnost za výstupy zpracované prostřednictvím služby založené na umělé inteligenci a znovu zdůrazňuje, že každý výstup musí být podroben lidské kontrole.

Provozovatel nijak neodpovídá za nepřesnosti nebo vady výstupů způsobené v důsledku vady nebo nefunkčnosti přenosových technologií, poskytovatelů internetového připojení nebo poskytovatelů AI služeb.

VI. Reklamace služby

Zákazníci mohou reklamovat službu prostřednictvím e-mailové adresy info@uctomat.ai nebo prostřednictvím tlačítka „nahlásit chybu“, které je přístupné přímo v aplikaci. V rámci nahlašovaného incidentu je zákazník povinen popsat v čem vada spočívá a jak se projevuje, případně uvést její důsledky.

Provozovatel je povinen reklamaci bezprostředně prověřit a v případě zjištění závadného stavu, sjednat v přiměřené lhůtě nápravu. O vyřízení reklamace provozovatel zákazníka informuje.

Případná odpovědnost provozovatele za způsobenou újmu je limitována výší plnění přijatého provozovatelem od zákazníka v souvislosti s předmětnou smlouvou za období předchozích 3 měsíců.

VII. Ukončení spolupráce

Zákazník je oprávněn kdykoli vypovědět předmětnou smlouvu a to s výpovědní lhůtou 30 dnů počínající okamžikem doručení výpovědi provozovateli, nesjednají-li účastníci předem jinak.

Provozovatel je dále oprávněn předmětnou smlouvu okamžitě bez výpovědní doby vypovědět v případě, kdy ze strany zákazníka nebo uživatelů dochází k porušování těchto všeobecných obchodních podmínek nebo další poskytování služby takovémuto zákazníkovi či uživateli představuje bezpečností nebo reputační riziko.

Okamžikem uplynutí výpovědní doby nebo okamžikem doručení okamžité výpovědi nejsou zákazník ani uživatelé navázání na jeho uživatelský účet oprávněni k užívání služby.

Před uplynutím výpovědní doby je zákazník povinen obstarat si export dat, které hodlá dále uchovávat. V případě okamžité výpovědi je provozovatel povinen umožnit zákazníkovi na žádost export takovýchto dat. To však platí pouze v případě, kdy žádost bude učiněna do dvou týdnů od účinnosti výpovědi. Po uplynutí těchto lhůt provozovatel za data uživatelů nijak neodpovídá a není povinen je dále uchovávat.

Zákazník po ukončení služby nemá nárok na jakékoli vracení ceny nespotřebovaných kreditů nebo jakoukoli jinou náhradu nebo refundaci. Kredity nejsou převoditelné mezi jednotlivými účty, nedohodnou-li se strany pro konkrétní případ jinak.

VIII. Závěrečná ustanovení

Tyto všeobecné obchodní podmínky nabývají platnosti a účinnosti dne 22.10.2026.

Uzavřením předmětné smlouvy zákazník souhlasí s použitím komunikačních prostředků na dálku. Veškerá komunikace mezi provozovatelem a uživateli nezbytná pro užívání služby bude probíhat prostřednictvím uživatelských účtů nebo e-mailových adres. Veškeré zprávy se považují za přečtené dnem následujícím po dni jejich odeslání. Veškeré informace a zprávy zásadního charakteru mající vliv na trvání smluvního vztahu budou doručovány datovou schránkou.

Aplikace těchto všeobecných obchodních podmínek má přednost před dispozitivními ustanoveními obecně závazných právních předpisů. Ustanovení individuálně sjednané smlouvy mají přednost před těmito všeobecnými obchodními podmínkami.

Tyto všeobecné obchodní podmínky se použijí na veškeré vztahy vzniklé mezi provozovatelem, zákazníky a uživateli vyjma záležitostí výslovně upravenými individuální smlouvou. Všichni uživatelé a zákazníci jsou povinni seznámit se s těmito všeobecnými obchodními podmínkami předtím, než nabízenou službu využijí.

Po celou dobu trvání smluvního vztahu jsou uživatelé povinni dodržovat veškerá ustanovení těchto všeobecných obchodních podmínek.

Veškeré vztahy vzniklé z předmětné smlouvy, v souvislosti s předmětnou smlouvou nebo v souvislosti s užíváním služby se řídí českým právním řádem.

Veškeré spory vzniklé mezi provozovatelem, zákazníky a uživateli v souvislosti s užíváním služby budou řešeny primárně dohodou. Nebude-li možné dohody dosáhnout, je pro řešení sporů vzniklých v souvislosti s poskytováním služeb provozovatele příslušný věcně příslušný soud České republiky, místní příslušnost je určena dle sídla provozovatele.

Provozovatel není vázán žádným etickým ani jiným obdobným kodexem chování ve smyslu § 1826 odst. 1 písm. e) zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník v platném znění.

Provozovatel si vyhrazuje právo ke změně těchto všeobecných obchodních podmínek. Změněné obchodní podmínky je provozovatel povinen uveřejnit na svých internetových stránkách https://uctomat.ai s minimálním předstihem 30 dnů před nabytím účinnosti nových obchodních podmínek. O této skutečnosti budou zákazníci vyrozuměni prostřednictvím svých e-mailových adres, které provozovateli sdělili. Nesouhlasí-li zákazník s novými obchodními podmínkami, je oprávněn předmětnou smlouvu vypovědět do 30 dnů ode dne oznámení změny, jinak platí, že se změnami souhlasí a předmětná smlouva se okamžikem účinnosti nových obchodních podmínek bude řídit těmito změněnými obchodními podmínkami.

V Brně dne 22.10.2026

Účtomat AI Labs s.r.o.

Mgr. Oliver Svetlík, jednatel