ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1. Kdo jsme

Správcem osobních údajů podle těchto Zásad je:

Účtomat AI Labs s.r.o.
IČO: 29940419
sídlo: Nové sady 988/2, 602 00 Brno
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 153521

(„Účtomat AI“, „my“ nebo „Správce“).

V záležitostech ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat e-mailem na adrese info@uctomat.ai nebo písemně na adrese našeho sídla.

Tyto Zásady vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje při návštěvě našeho webu, vytváření a správě uživatelského účtu, komunikaci s námi a využívání našich služeb.

2. Kdy jsme správce a kdy zpracovatel

Při používání Účtomat AI mohou nastat dvě rozdílné situace.

2.1. Účtomat AI jako správce

Jako správce vystupujeme zejména při zpracování osobních údajů:

• uživatelů našich služeb,
• kontaktních osob našich zákazníků,
• zájemců o naše služby,
• osob komunikujících s naší zákaznickou podporou,
• návštěvníků našeho webu.

Jde například o jméno, e-mailovou adresu, pracovní pozici, technické údaje nebo údaje potřebné pro správu účtu.

Toto zpracování upravují tyto Zásady.

2.2. Účtomat AI jako zpracovatel

Zákazníci prostřednictvím Účtomat AI zpracovávají účetní a jiné dokumenty, které mohou obsahovat osobní údaje třetích osob.

V takovém případě o účelu a prostředcích zpracování rozhoduje Zákazník a Účtomat AI osobní údaje zpracovává jeho jménem.

Zákazník tedy typicky vystupuje jako správce a Účtomat AI jako zpracovatel.

Toto zpracování je upraveno zejména článkem „Zpracování osobních údajů jménem Zákazníka“ ve Všeobecných obchodních podmínkách Účtomat AI.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme jako správce

Podle způsobu používání našich služeb můžeme zpracovávat zejména následující kategorie údajů:

Identifikační a kontaktní údaje

Například:

• jméno a příjmení,
• pracovní nebo profesní zařazení,
• e-mailová adresa,
• telefonní číslo,
• společnost nebo organizace, kterou osoba zastupuje.

Údaje o uživatelském účtu

Například:

• identifikátor účtu,
• organizace, ke které je účet přiřazen,
• uživatelské role a oprávnění,
• nastavení účtu,
• informace o přihlášení.

Obchodní a fakturační údaje

Například:

• údaje o zákazníkovi,
• zvolený tarif,
• historie objednávek,
• fakturační informace,
• informace o využívání placených funkcí.

Údaje týkající se samotné právnické osoby nejsou osobními údaji, mohou však obsahovat osobní údaje fyzických osob, například podnikatele nebo kontaktní osoby.

Technické a provozní údaje

Například:

• IP adresa,
• typ zařízení a prohlížeče,
• datum a čas přístupu,
• technické logy,
• identifikátory relace,
• informace o používání funkcí Služby,
• informace potřebné k zabezpečení systému.

Komunikace

Zpracováváme obsah komunikace s námi, například:

• požadavky zákaznické podpory,
• e-mailovou komunikaci,
• obchodní poptávky,
• zpětnou vazbu.

Odkud osobní údaje získáváme

Osobní údaje získáváme zejména:

• přímo od vás, například při registraci, správě účtu, objednávce Služby nebo komunikaci s námi,
• od Zákazníka nebo organizace, pro kterou pracujete nebo kterou zastupujete, zejména pokud vám její administrátor vytvoří účet, pozve vás do Služby nebo nastaví vaše uživatelské role a oprávnění,
• automaticky při používání Webu nebo Služby, zejména v podobě technických a provozních údajů a údajů získaných prostřednictvím cookies a podobných technologií.

4. Proč údaje zpracováváme

Osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud pro to máme odpovídající právní důvod.

Poskytnutí některých osobních údajů je smluvním požadavkem nebo je nezbytné pro uzavření smlouvy, vytvoření a správu uživatelského účtu nebo poskytování Služby. Bez poskytnutí těchto údajů nemusíme být schopni účet vytvořit, smlouvu uzavřít nebo Službu poskytnout. Údaje, které označíme jako dobrovolné, pro poskytnutí Služby vyžadovány nejsou.

Vytvoření a správa účtu

Účel: vytvoření uživatelského účtu, přihlášení, správa oprávnění a poskytování Služby.

Právní základ: plnění smlouvy nebo kroky před uzavřením smlouvy; v případě kontaktních osob právnického zákazníka také náš oprávněný zájem na poskytování služby zákazníkovi.

Doba uchování: po dobu existence účtu a následně po dobu přiměřeně potřebnou pro ochranu právních nároků.

Poskytování a fakturace Služby

Účel: plnění smlouvy, vedení zákaznického vztahu, fakturace a evidence plateb.

Právní základ: plnění smlouvy a plnění právních povinností.

Doba uchování: po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu stanovenou příslušnými účetními, daňovými a jinými právními předpisy.

Zákaznická a technická podpora

Účel: odpovídání na dotazy, řešení technických problémů a komunikace se zákazníky.

Právní základ: plnění smlouvy nebo náš oprávněný zájem na poskytování kvalitní podpory a řešení požadavků.

Doba uchování: po dobu potřebnou k vyřízení požadavku a následně po dobu přiměřeně nutnou pro ochranu našich práv.

Zabezpečení Služby

Účel: prevence zneužití, ochrana účtů, odhalování incidentů, diagnostika chyb a ochrana infrastruktury.

Právní základ: náš oprávněný zájem na zabezpečení Služby a osobních údajů.

Doba uchování: podle typu logu a bezpečnostního účelu, pouze po dobu přiměřeně potřebnou k danému účelu.

Zlepšování Služby

Účel: analýza fungování Služby, odhalování chyb a zlepšování uživatelského prostředí a funkcionality.

Právní základ: náš oprávněný zájem na rozvoji Služby.

Pokud je to možné, používáme pro analytické účely agregované nebo anonymizované informace.

Obchodní komunikace

Můžeme kontaktovat stávající zákazníky s informacemi o obdobných vlastních službách, pokud nám to právní předpisy umožňují.

Příjemce má vždy možnost zasílání obchodních sdělení odmítnout.

V ostatních případech zasíláme marketingová sdělení na základě souhlasu nebo jiného právního základu vyžadovaného právními předpisy.

5. Dokumenty zpracovávané prostřednictvím Účtomat AI

Účtomat AI je služba určená k automatizovanému zpracování účetních a dalších dokumentů.

Dokumenty mohou obsahovat například:

• jména a kontaktní údaje,
• adresy,
• identifikační a daňové údaje,
• bankovní účty,
• údaje o platbách,
• informace o obchodních vztazích,
• další údaje uvedené na dokumentu.

Tyto údaje obvykle nezpracováváme jako správce pro vlastní účely. Zpracováváme je jménem Zákazníka za účelem poskytování Služby.

Služba při tom může používat zejména:

• OCR a automatizované rozpoznávání dokumentů,
• externí technologie umělé inteligence,
• cloudovou infrastrukturu,
• databázové a úložné služby,
• další technologické služby potřebné pro fungování Účtomat AI.

Účtomat AI neprovozuje ani netrénuje vlastní obecné modely umělé inteligence na osobních údajích obsažených v dokumentech Zákazníků.

6. Komu osobní údaje zpřístupňujeme

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny našim dodavatelům a dalším zpracovatelům, zejména poskytovatelům:

• cloudové infrastruktury a hostingu,
• databázových a úložných služeb,
• OCR a zpracování dokumentů,
• technologií umělé inteligence,
• e-mailových a komunikačních služeb,
• monitoringu, bezpečnosti a technické podpory,
• účetních, právních a jiných odborných služeb.

Dodavatele vybíráme s ohledem na povahu zpracovávaných údajů a požadavky na ochranu osobních údajů.

Pokud dodavatel vystupuje jako zpracovatel osobních údajů, máme s ním odpovídající smluvní vztah podle právních předpisů na ochranu osobních údajů.

Aktuální seznam dalších zpracovatelů využívaných při poskytování Služby je zákazníkům k dispozici na vyžádání.

Osobní údaje můžeme dále zpřístupnit, pokud nám takovou povinnost ukládá právní předpis, soud nebo příslušný orgán veřejné moci.

7. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Při poskytování některých technologických služeb může dojít ke zpracování nebo přenosu osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor.

Pokud k takovému přenosu dochází, zajišťujeme jeho právní základ a odpovídající úroveň ochrany podle GDPR, například prostřednictvím:

• rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně,
• standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí,
• jiného mechanismu povoleného právními předpisy.

8. Bezpečnost

Používáme přiměřená technická a organizační opatření určená k ochraně osobních údajů před:

• neoprávněným přístupem,
• ztrátou,
• zničením,
• neoprávněnou změnou,
• zveřejněním nebo jiným zneužitím.

Přístup k osobním údajům je omezen na osoby, které jej potřebují pro plnění svých pracovních nebo smluvních povinností.

Konkrétní bezpečnostní opatření průběžně upravujeme podle vývoje technologie, povahy zpracování a souvisejících rizik.

9. Cookies a podobné technologie

Web a Služba mohou používat cookies a podobné technologie.

Cookies nezbytné pro fungování webu, přihlášení, zabezpečení a základní poskytování Služby můžeme používat bez souhlasu, pokud to právní předpisy umožňují.

Analytické, marketingové nebo jiné cookies, které nejsou nezbytné, používáme pouze na základě souhlasu návštěvníka, pokud je takový souhlas podle právních předpisů vyžadován.

Uživatel může své preference kdykoliv spravovat a udělený souhlas odvolat prostřednictvím nastavení cookies dostupného na Webu. Souhlas lze odvolat stejně snadno, jako byl udělen. Cookies uložené v zařízení může uživatel spravovat také prostřednictvím nastavení svého prohlížeče.

10. Automatizované zpracování

Účtomat AI využívá automatizované technologie a umělou inteligenci především pro zpracování účetních a jiných dokumentů.

V rámci zpracování osobních údajů, při kterém sami vystupujeme jako správce podle těchto Zásad, neprovádíme automatizované individuální rozhodování, které by vůči uživateli vyvolávalo právní účinky nebo se jej obdobně významně dotýkalo ve smyslu čl. 22 GDPR.

11. Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu potřebnou k účelu, pro který byly získány, nebo po dobu vyžadovanou právními předpisy.

Při určování doby uchování zohledňujeme zejména:

• délku smluvního vztahu,
• potřebu poskytování podpory,
• účetní a daňové povinnosti,
• promlčecí a jiné právní lhůty,
• bezpečnostní požadavky,
• existenci případného právního sporu.

Osobní údaje zpracovávané jménem Zákazníka se řídí pravidly stanovenými ve Všeobecných obchodních podmínkách a pokyny Zákazníka.

12. Vaše práva

Za podmínek stanovených GDPR máte právo:

Právo na přístup

Můžete požadovat informace o tom, zda a jaké osobní údaje o vás zpracováváme, a získat jejich kopii.

Právo na opravu

Pokud jsou vaše údaje nepřesné nebo neúplné, můžete požádat o jejich opravu nebo doplnění.

Právo na výmaz

Za podmínek GDPR můžete požádat o vymazání osobních údajů.

Právo na omezení zpracování

V určitých situacích můžete požadovat omezení způsobu, jakým vaše údaje zpracováváme.

Právo na přenositelnost

Pokud jsou splněny zákonné podmínky, můžete požádat o předání údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Právo vznést námitku

Pokud osobní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu, můžete proti takovému zpracování vznést námitku.

Proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu můžete vznést námitku kdykoliv.

Právo odvolat souhlas

Pokud osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu, můžete jej kdykoliv odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

13. Údaje zpracovávané jménem našeho Zákazníka

Pokud se vaše osobní údaje nacházejí v dokumentu, který do Účtomat AI vložil některý z našich zákazníků, je správcem těchto údajů zpravidla tento zákazník.

V takovém případě doporučujeme uplatnit svá práva primárně přímo u něj.

Pokud se na nás obrátíte se žádostí týkající se takových údajů, poskytneme správci přiměřenou součinnost nebo mu žádost předáme, pokud je možné příslušného správce identifikovat.

14. Stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.

V České republice je tímto orgánem:

Úřad pro ochranu osobních údajů

Tím není dotčeno vaše právo obrátit se na soud nebo využít jiné prostředky právní ochrany.

15. Změny těchto Zásad

Tyto Zásady můžeme průběžně aktualizovat zejména v návaznosti na změny Služby, používaných technologií nebo právních předpisů.

Aktuální verze bude vždy zveřejněna prostřednictvím Webu.

Pokud půjde o významnou změnu týkající se způsobu zpracování osobních údajů, informujeme dotčené osoby přiměřeným způsobem.

Tyto Zásady jsou účinné od 28. 8. 2026.